5 tips para mejorar el trabajo remoto de sus colaboradores

Tras la pandemia, el trabajo remoto llegó para quedarse. Incluso ahora que la mayoría de restricciones han sido levantadas, los colaboradores no quieren regresar al 100% de presencialidad y las compañías, que siempre están luchando en el mercado por mantener su talento, han tenido que acomodarse a esta nueva realidad. Así que hoy una buena parte de las compañías han decidido pasar a estar 100% remotos o a tener horarios híbridos donde 2-3 días a la semana van a la oficina y el resto de días se puede trabajar desde casa, o en su defecto, desde donde el empleado quiera. 

Ahora bien, esta decisión de quedarse remotos o tener un modelo híbrido igual implica un cambio en cómo se organiza la empresa y cómo se maneja a los colaboradores. Le compartimos un par de tips para que trabaje mejor con sus colaboradores de forma remota. 

Los detractores del trabajo remoto suelen decir que el trabajo remoto no permite formar una cultura fuerte de la compañía, y esto normalmente indica que la compañía no ha podido acomodarse a nuevos tipos de comunicación y “rituales” a la hora de trabajar a distancia. 

Los gerentes remotos más exitosos han establecido “daylies”, reuniones diarias de no más de 15min que les permiten conectar con sus colaboradores. El factor más importante de estas llamadas es que son predecibles y regulares. Estas llamadas proporcionan un foro en el que los trabajadores pueden consultar sobre cualquier cosa dentro del horario laboral, tal y como lo harían acercándose a la oficina de su jefe o compañero de trabajo. 

Así mismo, para fomentar la cultura de la organización una buena práctica es tener un All hands semanal. Una reunión de toda la compañía donde se habla de avances, metas, proyectos de diferentes áreas y demás, para dar a todos los colaboradores una sensación de en dónde estamos y a dónde vamos.

Video conferencias, chats, emails, llamadas, etc. Existen miles de canales de comunicación y es importante tener varias opciones para las distintas necesidades de comunicación remota. Por ejemplo, además de email incluya videoconferencias recurrentes entre sus empleados y use un software de mensajería instantánea como Slack para la comunicación más rápida y directa. 

Luego establezca las reglas de cada canal. El trabajo remoto se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando los gerentes establecen expectativas sobre la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos. Por ejemplo, use videoconferencias para las reuniones semanales, pero mensajería instantánea para los temas urgentes. Si tiene una videoconferencia con más de 3 personas y sale un tema que solo concierne a 2 de esas personas, pídale ver ese tema fuera de la reunión establecida para no gastar el tiempo del resto de los asistentes. 

Además, si puede, comuníquele a sus empleados cuál es la mejor manera y el mejor momento para comunicarse con usted durante la jornada laboral. Muchas organizaciones que trabajan remotamente piden a sus empleados bloquear su hora de almuerzo y respetar los horarios de los demás. Finalmente, refuerce estas reglas. Cada tanto tiempo vigile la comunicación entre los miembros del equipo (en la medida en que sea apropiado), para asegurarse de que estén compartiendo información de la manera más adecuada.

Uno de los pasos más esenciales que puede tomar un gerente es estructurar formas para que los empleados interactúen socialmente mientras trabajan de forma remota. Esto se puede lograr de varias maneras:

1. Dejando algo de tiempo al comienzo de las llamadas del equipo solo para elementos que no sean de trabajo (e.j.  ¿Cómo estuvo su fin de semana?). 
2. Creando reuniones virtuales sociales como “coffee breaks” o  “viernes de cerveza” donde los empleados se reúnen a socializar. Se hacen actividades a distancia como jugar Pictionary, verdad o mentira, ¿De quién es esta foto? Y más. De hecho ahora en zoom puedes agregar apps de juegos para jugar durante cualquier llamada. Si bien este tipo de eventos pueden sonar artificiales o forzados, los gerentes experimentados de trabajadores remotos (y los propios trabajadores) informan que los eventos virtuales ayudan a reducir los sentimientos de aislamiento y promueven un sentido de pertenencia.

Los gerentes o líderes de equipo deben poder seguir el avance de sus empleados y aunque los daylies pueden servir para tantear cómo va cada empleado y ayudarles a organizar su día o semana, también se puede monitorear el progreso con herramientas digitales. Esto permite crear una estructura que ayuda a los empleados a organizarse y entender las expectativas de su trabajo y a los gerentes a evitar el micromanagement. Herramientas como Jira, Monday, Clickup, entre otras, pueden ayudarle a hacer seguimiento de tareas de sus empleados. El uso de estas herramientas fomenta la confianza entre gerente y empleado, ya que le pasa al empleado la responsabilidad de mantener la información actualizada y evitar que el gerente le escriba directamente para dar un informe de los avances. 

La organización debe asegurarse de que los empleados tengan la tecnología que necesitan para ser productivos a distancia. Esto implica un trabajo adicional para el equipo de TI que debe cerciorarse de que todos los accesos a documentos, emails y demás herramientas estén disponibles a todos los empleados. Para tener mejor manejo de estas herramientas muchas compañías han migrado sus datos a la nube para poder entregar todos los recursos necesarios a los empleados sin importar el lugar donde estén o el dispositivo que estén usando.

Acá te dejamos unos ejemplos de cómo la nube habilita el trabajo remoto.